AFD, AEJ e espelho de ponto: o que é, como gerar e o que a fiscalização pede

"Por favor, gere o AFD do período." Para muitos RHs, essa frase do auditor é o início de uma corrida desesperada. Mas não precisa ser assim. Os arquivos exigidos pela fiscalização são padronizados pela Portaria 671, e um bom sistema os entrega em segundos.

Os arquivos que a fiscalização pede

AFDT e ACJEF saíram de cena

Desde a Portaria 671/2021, os antigos AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais) foram substituídos pelo AEJ. Hoje os documentos exigidos na fiscalização são o AFD (gerado pelo REP), o AEJ e o espelho de ponto eletrônico — esses dois últimos gerados pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP), conforme o Art. 82 da Portaria. O empregador deve disponibilizá-los ao Auditor-Fiscal do Trabalho quando solicitado.

Atenção: se algum sistema ainda te entrega AFDT e ACJEF como arquivos fiscais atuais, ele está desatualizado. Desde a Portaria 671/2021 a fiscalização aceita AFD, AEJ e espelho de ponto eletrônico. AFDT e ACJEF só valem para períodos anteriores a 08/11/2021 (regime da revogada Portaria 1.510/2009).

A regra de ouro: 5 anos e rastreabilidade

As empresas devem manter os registros por cinco anos e garantir rastreabilidade completa da jornada para evitar autuações.

O AFD precisa ser inviolável, e qualquer ajuste de marcação deve deixar registro na trilha de auditoria. Apagar batidas é justamente o que gera autuação.

Os erros que mais geram autuação

• AFD ausente ou incompleto no período;
• Arquivo sem assinatura digital válida;
• Marcações editadas sem trilha de auditoria;
• Espelho de ponto que não bate com o AFD;
• Backup perdido antes dos 5 anos.

Como gerar o AFD do relógio de ponto

O AFD é gerado pelo REP — o equipamento, ou o programa no caso do REP-P —, não pelo sistema de gestão. Há dois caminhos:

1. Pela porta USB. Todo REP-C tem porta de extração: você conecta um pen drive formatado em FAT32, entra no menu fiscal do aparelho (o nome da opção muda conforme o fabricante), escolhe o período e aguarda a gravação. O arquivo sai em .txt e não deve ser renomeado.

2. Pela rede. Se o relógio está em rede, o software de comunicação coleta as marcações e exporta o AFD do período escolhido, sem ninguém precisar ir até o equipamento.

Henry, Control iD, Topdata, Dimep e RWTech usam nomes diferentes para a mesma função. Se você não acha a opção no seu modelo, nossa equipe de suporte faz a extração com você — atendemos em campo e por envio ao laboratório.

O AFD também não é exclusividade do REP-C: os modelos previstos na Portaria 671 geram o arquivo, e o que muda entre eles é o comprovante impresso e a exigência de acordo coletivo. Comparamos os três em diferença entre REP-C, REP-A e REP-P.

Como abrir e ler o arquivo AFD

O AFD é um arquivo de texto puro, de largura fixa: uma linha por registro. Abre no Bloco de Notas ou em qualquer editor de texto — não é preciso programa especial para inspecionar.

Cada linha começa pelo NSR (Número Sequencial de Registro). Ele nunca se repete e nunca regride: é essa sequência, somada à assinatura digital, que prova que ninguém apagou nem inseriu batidas no meio. Um tipo identifica o que a linha registra — marcação de ponto, ajuste do relógio, alteração de dados do empregado, e assim por diante. O leiaute completo, campo a campo, está no anexo da Portaria 671.

Não abra e salve o AFD pelo Excel. A planilha remove zeros à esquerda, reformata datas e reescreve o arquivo — o que quebra a estrutura e derruba a validação da assinatura. Se precisar analisar em planilha, importe como texto e mantenha o original intacto, do jeito que saiu do REP. É o original que o auditor pede.

Do AFD ao espelho de ponto: onde entra o PTRP

O AFD é o registro bruto. Quem transforma isso em jornada apurada é o PTRP (Programa de Tratamento de Registro de Ponto): ele aplica escalas, feriados, banco de horas e compensações, e é dele que saem o AEJ e o espelho de ponto.

É por isso que o espelho tem de fechar com o AFD. Toda diferença entre os dois precisa estar justificada na trilha de auditoria — abono, atestado, ajuste autorizado. Divergência sem rastro é o achado mais fácil de uma fiscalização. Se você ainda escolhe o sistema que vai fazer esse tratamento, veja o software de ponto na nuvem.

O que o auditor pede numa fiscalização de ponto

Na prática, a sequência costuma ser esta:

1. A notificação define o período e quais empregados entram na análise;
2. o AFD do período, na íntegra, direto do equipamento;
3. o AEJ do mesmo período, com os tratamentos aplicados;
4. os espelhos de ponto por funcionário, conferidos e assinados;
5. os acordos que justificam compensação e banco de horas;
6. os comprovantes de marcação entregues aos funcionários, quando exigidos.

Ter os seis à mão muda o tom da fiscalização: a conversa deixa de ser sobre o que falta e passa a ser sobre o que já está pronto.

Como gerar em 1 clique

Com um software em conformidade com a Portaria 671, todos esses arquivos são gerados automaticamente. No Time Pro, você seleciona o período e o sistema entrega AFD, AEJ e os espelhos de ponto prontos, com assinatura digital e trilha completa. Se preferir nem operar isso, a terceirização (BPO) mantém tudo em dia.

Perguntas frequentes

O que é o AFD?

É o Arquivo-Fonte de Dados: reúne todas as marcações de forma íntegra e assinada digitalmente. É o principal documento pedido pela fiscalização.

Qual a diferença entre AFD e AEJ?

O AFD reúne as marcações originais geradas pelo REP, íntegras e assinadas. O AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) traz essas marcações já com todos os tratamentos aplicados (ajustes, horas extras, compensações) e substituiu o AFDT e o ACJEF da antiga Portaria 1.510/2009.

Por quanto tempo guardar?

Por cinco anos, com rastreabilidade completa da jornada.

Como gerar o AFD do relógio de ponto?

Pela porta USB do equipamento, com pen drive formatado em FAT32, ou pela rede, com o software de comunicação. O nome do menu muda conforme o fabricante; se não encontrar, o suporte faz a extração com você.

Como abrir o arquivo AFD?

É um arquivo de texto de largura fixa: abre no Bloco de Notas ou em qualquer editor de texto. Cada linha é um registro e começa pelo NSR.

Posso abrir o AFD no Excel?

Para consultar, sim — desde que importe como texto e não salve por cima. O Excel remove zeros à esquerda e reformata datas, o que corrompe o arquivo e derruba a validação da assinatura. Guarde sempre o original como saiu do REP.

O que é o PTRP?

É o Programa de Tratamento de Registro de Ponto: o software que recebe o AFD, aplica escalas e compensações e gera o AEJ e o espelho de ponto. O Time Pro faz esse papel.

O AFD precisa de assinatura digital?

Sim. É a assinatura, junto com a sequência de NSR que não regride, que sustenta a integridade do arquivo diante da fiscalização.

Quem tem de apresentar o AEJ?

O empregador que usa registro eletrônico de ponto, quando o Auditor-Fiscal do Trabalho solicitar. O AEJ substituiu o AFDT e o ACJEF da antiga Portaria 1.510.