Escolher um sistema de ponto eletrônico parece simples até a primeira pesquisa: REP-C, REP-A, REP-P, biometria, aplicativo, software em nuvem, AFD, AEJ… Este guia organiza a decisão em 7 critérios objetivos, mostra o que a lei exige e termina com cenários prontos por tipo de empresa.

O que é um sistema de ponto eletrônico

Um sistema de ponto completo tem duas partes que trabalham juntas:

  • O registrador (REP) — quem coleta a marcação. Pode ser um equipamento físico de parede, um aplicativo no celular do funcionário ou um coletivo no tablet/celular da empresa;
  • O software de tratamento — quem transforma marcação em informação: calcula horas extras, banco de horas e DSR, trata inconsistências, gera o espelho de ponto e os arquivos legais (AFD e AEJ) e entrega tudo pronto para a folha.

Muita empresa compra só o equipamento e descobre depois que o trabalho de verdade está no tratamento. Avalie sempre o conjunto.

Os três formatos de registrador

A Portaria 671/2021 reconhece três tipos de REP:

  • REP-C — o equipamento físico convencional, o único com certificação do Inmetro. Indicado para portaria de fábrica e operações com fluxo alto num ponto fixo;
  • REP-A — sistema alternativo, autorizado por acordo ou convenção coletiva;
  • REP-P — registro por programa: o ponto pelo celular ou tablet, com reconhecimento facial e localização.

Cada um tem obrigações e custos diferentes — o comparativo completo está em diferença entre REP-C, REP-A e REP-P.

O que a lei exige do sistema

Independentemente do formato, a Portaria 671/2021 exige que o sistema gere os arquivos fiscais (AFD e AEJ), emita comprovante de marcação, não permita alteração dos registros originais e guarde os dados pelo prazo legal. Empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas ao registro de jornada.

Se o fornecedor não souber explicar como gera o AFD e o AEJ, encerre a conversa ali.

Os 7 critérios de escolha

1. Quantos funcionários registram ponto

Até uns 20 colaboradores com jornada padrão, um REP-P por aplicativo costuma resolver com o menor custo. Acima disso — ou com obrigação sindical de equipamento — o físico entra na conta.

2. Onde as pessoas trabalham

Todo mundo num endereço fixo? Equipamento de parede funciona. Equipe externa, obra ou trabalho em campo? Só o REP-P com marcação offline e geolocalização acompanha. Home office tem regra própria — veja controle de ponto no home office.

3. Jornadas e escalas

Turnos fixos são fáceis. Escalas 12x36, revezamento e banco de horas exigem software que trate as regras sem planilha auxiliar — pergunte como o sistema fecha cada escala antes de assinar.

4. Integração com a folha

O sistema precisa exportar para o seu software de folha de pagamento. Sem integração, o RH redigita tudo — e redigitar é onde nascem os erros.

5. Biometria e LGPD

Digital e reconhecimento facial são dados sensíveis. O sistema deve armazenar template matemático (não foto) e ter finalidade documentada — o essencial está em biometria e LGPD no controle de ponto.

6. Comprar, alugar ou assinar

O mesmo equipamento pode ser comprado (CapEx) ou locado com manutenção inclusa (OpEx). O comparativo de custo real está em comprar, alugar ou assinar equipamento de ponto.

7. Suporte e manutenção

Relógio de ponto parado é jornada sem registro — e jornada sem registro é passivo. Verifique prazo de atendimento, reposição de equipamento e se existe manutenção com envio para a sua região.

Cenários prontos

  • Escritório com até 20 pessoas — ponto pelo celular (REP-P) + software de tratamento. Zero hardware;
  • Comércio/clínica com equipe fixa — um registrador na entrada + software em nuvem;
  • Indústria com fluxo alto — REP-C na portaria + software que trate turnos e banco de horas;
  • Construtora/serviços em campo — REP-P com offline e geolocalização por equipe;
  • Mix (fábrica + administrativo + externos) — combine formatos no mesmo software: é o cenário mais comum acima de 100 funcionários.

Para montar o seu cenário com preços, use o configurador Add Time ou explore as soluções completas.

Os 3 erros mais comuns

  1. Comprar equipamento antes de definir o software — o hardware é a menor parte do problema;
  2. Ignorar o AFD/AEJ na demonstração — descobrir na fiscalização que o arquivo sai corrompido custa caro;
  3. Escolher só pelo preço da mensalidade — some equipamento, insumos (bobina!), suporte e o tempo do RH. É o custo total que compara sistemas.

Perguntas frequentes

Sistema de ponto eletrônico é obrigatório?

O registro de jornada é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários. O formato (manual, mecânico ou eletrônico) é escolha da empresa — mas o eletrônico é o único que elimina o retrabalho de apuração.

Planilha não resolve?

Para meia dúzia de pessoas com jornada fixa, até resolve — mal. Os sinais de que passou da hora de migrar estão em planilha vs. sistema de ponto.

Quanto custa um sistema de ponto?

Software de tratamento: em geral R$ 5 a R$ 10 por funcionário/mês. Equipamento físico: de algumas centenas a alguns milhares de reais, conforme o tipo — ou mensalidade de locação com manutenção inclusa. O total depende do cenário; por isso o configurador pergunta antes de precificar.

Conclusão

Comece pelo diagnóstico (quantas pessoas, onde, em que escala), valide a conformidade (AFD/AEJ, comprovante, LGPD) e só então escolha o formato e o modelo comercial. Se quiser pular direto para uma recomendação, monte seu sistema no configurador — ele aplica esses critérios por você.